Hai kết quả có thể xẩy ra đối với kế hoạch dự án khi kinh phí bắt buộc được xác lập thấp là gì?

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý thay đổi dự án. Khi khách hàng yêu cầu thay đổi phạm vi sau khi thiết kế đã được chấp thuận, giám đốc dự án cần đánh giá tác động của thay đổi đó đến chi phí và lịch trình trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Phương án A: Thuyết phục khách hàng hoãn thay đổi không phải là một cách tiếp cận tốt. Khách hàng có thể có lý do chính đáng cho việc thay đổi phạm vi, và việc từ chối thẳng thừng có thể gây mất lòng tin và ảnh hưởng đến mối quan hệ.

Phương án B: Ước tính ảnh hưởng tới chi phí và lịch trình và phê duyệt trước khi tiến hành là câu trả lời đúng. Đây là một cách tiếp cận có trách nhiệm để quản lý thay đổi. Giám đốc dự án cần hiểu rõ tác động của thay đổi trước khi thực hiện nó. Việc phê duyệt trước khi tiến hành cho phép tất cả các bên liên quan hiểu rõ về thay đổi và tác động của nó.

Phương án C: Đưa ra những thay đổi then chốt bất chấp chi phí và ảnh hưởng của nó, đồng thời thông báo cho ban quản lý thay đổi là một cách tiếp cận tồi. Việc bỏ qua chi phí và ảnh hưởng có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng cho dự án. Thông báo cho ban quản lý thay đổi sau khi thực hiện thay đổi là không phù hợp.

Phương án D: Thực hiện phân tích ảnh hưởng chi tiết tới chi phí và lịch trình, đồng thời triệu tập một cuộc họp đội dự án là một bước đi đúng hướng, nhưng nó thiếu một bước quan trọng: phê duyệt. Sau khi phân tích và thảo luận với đội dự án, cần có sự phê duyệt từ các bên liên quan trước khi tiến hành.

Ước lượng chi phí "dưới lên" (bottom-up) phản ánh chính xác nhất chi phí thực của dự án vì nó bao gồm việc ước tính chi phí cho từng công việc hoặc thành phần nhỏ nhất của dự án, sau đó tổng hợp lại. Phương pháp này tính đến mọi chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án một cách chi tiết. Các phương pháp khác như "trên xuống" (top-down), "kinh phí", hoặc "phân bổ ngân sách" thường mang tính tổng quan và ít chính xác hơn trong việc phản ánh chi phí thực tế.