Giám đốc dự án được chỉ định cho một dự án lớn đã và đang được thực hiện một số lần. Đội dự án vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế của dự án và đang tiến hành trong giai đoạn triển khai. Tại điểm này, thay đổi nào có thể xẩy ra mà không phải gánh chịu rủi ro của việc tiến hành lại toàn bộ giai đoạn thiết kế?
Đáp án đúng: D
Câu hỏi này liên quan đến việc quản lý thay đổi trong dự án, đặc biệt là trong giai đoạn triển khai sau khi giai đoạn thiết kế đã hoàn tất. Chúng ta cần xác định loại thay đổi nào có thể được thực hiện mà không cần phải quay lại và làm lại toàn bộ giai đoạn thiết kế.
- A. Phạm vi: Thay đổi phạm vi, đặc biệt là mở rộng phạm vi (scope creep), thường đòi hỏi phải xem xét lại thiết kế để đảm bảo rằng thiết kế hiện tại có thể đáp ứng được các yêu cầu mới. Nếu phạm vi thay đổi đáng kể, có thể cần phải lặp lại giai đoạn thiết kế.
- B. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ là các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án. Thay đổi nhiệm vụ (ví dụ: thêm, bớt, hoặc điều chỉnh nhiệm vụ) thường không nhất thiết đòi hỏi phải làm lại toàn bộ giai đoạn thiết kế, miễn là các thay đổi này không ảnh hưởng đến các yêu cầu thiết kế cốt lõi.
- C. Thiết kế chi tiết: Trong giai đoạn triển khai, việc điều chỉnh các chi tiết nhỏ trong thiết kế là điều bình thường. Những thay đổi này thường là để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai hoặc để tối ưu hóa thiết kế hiện có. Việc điều chỉnh thiết kế chi tiết không nhất thiết phải làm lại toàn bộ giai đoạn thiết kế.
- D. Ngày tháng chuyển giao: Thay đổi ngày tháng chuyển giao (deadline) có thể ảnh hưởng đến kế hoạch dự án, nhưng không nhất thiết ảnh hưởng đến thiết kế kỹ thuật của dự án.
Do đó, thay đổi thiết kế chi tiết là thay đổi ít có khả năng phải làm lại toàn bộ giai đoạn thiết kế nhất.
Câu hỏi liên quan
1. Tính năng dự án giảm xuống (A): Để duy trì dự án trong phạm vi ngân sách hạn hẹp, một số tính năng hoặc yêu cầu ít quan trọng hơn có thể bị cắt giảm hoặc lược bỏ.
2. Chất lượng dự án giảm xuống (B): Việc cắt giảm chi phí có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra bởi dự án. Ví dụ, có thể sử dụng vật liệu rẻ hơn, bỏ qua các bước kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, hoặc giảm thời gian đào tạo cho nhân viên.
Do đó, cả A và B đều là những kết quả có thể xảy ra khi kinh phí dự án được thiết lập thấp.
Phương án C không đúng vì lịch trình dự án có thể bị ảnh hưởng, nhưng không phải là kết quả trực tiếp và tất yếu như việc giảm tính năng hoặc chất lượng. Lịch trình có thể bị chậm trễ nếu nguồn lực không đủ để thực hiện các công việc đúng thời hạn, nhưng việc giảm tính năng và chất lượng thường là những lựa chọn được thực hiện để cố gắng giữ cho dự án đi đúng hướng với ngân sách eo hẹp.
* Các phần có thể chuyển giao (Deliverables): Đây là các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể mà dự án phải cung cấp.
* Các nhiệm vụ dự án (Project Tasks): Đây là các công việc cần thiết để hoàn thành các phần có thể chuyển giao.
* Các kỹ năng sẵn có (Skills Available): Khả năng và trình độ của đội ngũ dự án để thực hiện các nhiệm vụ.
* Các rủi ro dự án chính (Key Project Risks): Các yếu tố có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ hoặc kết quả của dự án.
* Thời gian và nguồn lực trên mỗi công việc (Time and resources per task): Ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ.
Vì vậy, đáp án D (Cả 3 đáp án trên) là đáp án chính xác.
Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý thay đổi dự án. Khi khách hàng yêu cầu thay đổi phạm vi sau khi thiết kế đã được chấp thuận, giám đốc dự án cần đánh giá tác động của thay đổi đó đến chi phí và lịch trình trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Phương án A: Thuyết phục khách hàng hoãn thay đổi không phải là một cách tiếp cận tốt. Khách hàng có thể có lý do chính đáng cho việc thay đổi phạm vi, và việc từ chối thẳng thừng có thể gây mất lòng tin và ảnh hưởng đến mối quan hệ.
Phương án B: Ước tính ảnh hưởng tới chi phí và lịch trình và phê duyệt trước khi tiến hành là câu trả lời đúng. Đây là một cách tiếp cận có trách nhiệm để quản lý thay đổi. Giám đốc dự án cần hiểu rõ tác động của thay đổi trước khi thực hiện nó. Việc phê duyệt trước khi tiến hành cho phép tất cả các bên liên quan hiểu rõ về thay đổi và tác động của nó.
Phương án C: Đưa ra những thay đổi then chốt bất chấp chi phí và ảnh hưởng của nó, đồng thời thông báo cho ban quản lý thay đổi là một cách tiếp cận tồi. Việc bỏ qua chi phí và ảnh hưởng có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng cho dự án. Thông báo cho ban quản lý thay đổi sau khi thực hiện thay đổi là không phù hợp.
Phương án D: Thực hiện phân tích ảnh hưởng chi tiết tới chi phí và lịch trình, đồng thời triệu tập một cuộc họp đội dự án là một bước đi đúng hướng, nhưng nó thiếu một bước quan trọng: phê duyệt. Sau khi phân tích và thảo luận với đội dự án, cần có sự phê duyệt từ các bên liên quan trước khi tiến hành.
Ước lượng chi phí "dưới lên" (bottom-up) phản ánh chính xác nhất chi phí thực của dự án vì nó bao gồm việc ước tính chi phí cho từng công việc hoặc thành phần nhỏ nhất của dự án, sau đó tổng hợp lại. Phương pháp này tính đến mọi chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án một cách chi tiết. Các phương pháp khác như "trên xuống" (top-down), "kinh phí", hoặc "phân bổ ngân sách" thường mang tính tổng quan và ít chính xác hơn trong việc phản ánh chi phí thực tế.
Độ lệch chuẩn = (Thời gian lạc quan - Thời gian bi quan) / 6
Trong đó:
* Thời gian lạc quan (Optimistic time) là thời gian thực hiện ngắn nhất (3 ngày).
* Thời gian bi quan (Pessimistic time) là thời gian thực hiện dài nhất (7 ngày).
Áp dụng công thức:
Độ lệch chuẩn = (7 - 3) / 6 = 4 / 6 = 2/3
Vậy, độ lệch chuẩn của công việc này là 2/3 của 1 ngày.
