Bạn là giám đốc của dự án Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng đi kèm với sản phẩm ghế văn phòng của công ty. Cô Hoa, giám đốc marketing và là nhà tài trợ cho dự án yêu cầu tăng thêm 30 trang để mô tả những dòng sản phẩm khác. Phản ứng đầu tiên của bạn là?
Trả lời:
Đáp án đúng: B
Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý thay đổi dự án, đặc biệt là khi có yêu cầu thay đổi từ nhà tài trợ. Trong tình huống này, việc tăng thêm 30 trang tài liệu để mô tả các dòng sản phẩm khác là một thay đổi về phạm vi dự án.
* **Phương án A:** "Thông qua thay đổi nếu ngân sách cho phép" - Phương án này hợp lý vì nó xem xét yếu tố ngân sách, một yếu tố quan trọng khi thực hiện thay đổi dự án. Tuy nhiên, nó chưa đủ vì còn cần xem xét các yếu tố khác như thời gian, nguồn lực và tác động đến các mục tiêu khác của dự án.
* **Phương án B:** "Từ chối thay đổi nếu nó nằm ngoài phạm vi dự án" - Đây là một phản ứng có thể xảy ra, nhưng cần xem xét kỹ lưỡng. Nếu thay đổi này thực sự nằm ngoài phạm vi dự án và không mang lại giá trị đáng kể, thì việc từ chối là hợp lý. Tuy nhiên, cần cân nhắc mối quan hệ với nhà tài trợ.
* **Phương án C:** "Thông qua sự thay đổi này vì nhà tài trợ muốn vậy" - Phương án này không phù hợp vì quyết định quản lý dự án không nên chỉ dựa trên mong muốn của nhà tài trợ mà cần xem xét đến các yếu tố khác như tính khả thi, chi phí, và tác động đến mục tiêu dự án.
* **Phương án D:** "Từ chối thay đổi vì dự án đã ở giai đoạn triển khai" - Việc dự án ở giai đoạn triển khai không phải là lý do duy nhất để từ chối thay đổi. Thay đổi vẫn có thể được thực hiện nếu nó mang lại lợi ích đáng kể và được quản lý một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc thay đổi ở giai đoạn này có thể gây ra nhiều khó khăn và tốn kém hơn.
Đáp án chính xác nhất là phương án A, vì nó thể hiện sự cân nhắc về ngân sách và khả năng thực hiện thay đổi. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đây chỉ là phản ứng đầu tiên. Sau đó, cần thực hiện đánh giá thay đổi một cách toàn diện trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
